AI 怎样帮助日常办公
这一页写于 2026 年 9 月。前两页讲了怎么交代和怎么检查，这一页把它们用在七件每天都会遇到的事上。每件事三段：怎么交代，查什么，哪里会踩坑。
AI is most useful on the boring, repeatable parts of office work. Give it the material, tell it the shape, then check the numbers.La IA sirve sobre todo para lo aburrido y repetitivo del trabajo de oficina. Dale el material, dile la forma, y luego revisa los números.
一、整理会议记录
Section titled “一、整理会议记录”必须掌握
交代：把录音转写或你的速记原文整段贴进去。「背景：这是和 A 公司的第二轮谈判，我方是甲方。目标：整理成纪要。输出形式：三部分，双方各让了什么、还没谈拢的、下一步谁在什么时候做什么。限制：只写谈到的，没谈到的不要补。检查方法：我会对照原文。」
查：每一条「决定」在原文里找得到吗？行动项的负责人和期限是原文说的，还是它推断的？推断的标出来。
坑：它爱把「讨论过」写成「决定了」。纪要发出去之前，把每一条决定指着念一遍。纪要的格式规矩在邮件、日历与会议。
二、比较两版合同
Section titled “二、比较两版合同”必须掌握
交代：两版全文都贴，脱敏。「目标：列出对方这一轮改了哪些条款，每一处对我方是更有利还是更不利。输出形式：一张表，条款号、改动内容、影响。限制：只比较，不改写；不确定的标出来。检查方法：我会用 Word 的比较功能对一遍。」
查：真的用 Word「比较」对一遍。它漏掉的会显出来。它说的「更不利」，你自己判断，那是你的专业。
坑：它会漏掉附件和定义条款里的改动，因为那些看起来「不重要」。比较功能不会漏。做法在 Word 一章。
三、改一封邮件
Section titled “三、改一封邮件”必须掌握
交代：贴你写的初稿。「收件人是客户，我方要拒绝对方的延期请求但保持关系。目标：语气正式、不生硬，两百字以内。限制：不改事实和数字，不加我没说的承诺。」
查：数字、日期、人名和原稿一致吗？它有没有替你多承诺了什么？「我们会尽快」这种话是它加的还是你写的？
坑：它改完的邮件太顺，你会直接发。发之前过一遍交付清单，收件人指着念。
四、提炼一份长文
Section titled “四、提炼一份长文”必须掌握
交代：上传文件，不截图。「目标：三百字要点，给不看原文的人。先用三句话复述这份文件讲什么，我确认后再提炼。输出形式：要点列表，每条后面标原文页码。」
查：抽三条要点，翻到它标的页码，看原文是不是那个意思。三条里有一条对不上，整份重来。
坑：长文的中间和后半段它都可能读得潦草，太长的还会被截掉尾巴。要点全集中在前几页，就是这个问题。让它「按章节分别提炼」再合并。
五、解释一个 Excel 公式
Section titled “五、解释一个 Excel 公式”知道即可
交代：把公式和表头、两行样例贴进去。「逐段解释这个公式做什么，每一段引用了哪一列。然后告诉我，什么情况下它会算错。」
查：在五行上手算一遍，和公式结果对。它说的「会算错的情况」，造一行那样的数据试一下。
坑：它看不到你的表，只看到你贴的两行。列对不上，解释就是错的。方法在 Excel 一章。
六、建一张检查表
Section titled “六、建一张检查表”知道即可
交代：「我要发一份给法院的证据材料，帮我列一张发之前的检查表。材料是这些：（列出来）。限制：只列能打勾的动作，不写原则。」
查：每一条你能打勾吗？「确保准确」不能打勾，「页码和目录对得上」能。不能打勾的删掉。
坑：它列的表很全，全到你不会用。砍到十条以内。本手册的交付清单就是这么砍出来的。
七、批量整理文件前先预演
Section titled “七、批量整理文件前先预演”必须掌握
交代：「文件夹里有三年的扫描件，我要按案号分到子文件夹。先不要给代码，先告诉我你打算怎么判断案号、怎么处理判断不了的文件、会不会覆盖同名文件。」
查：它的方案里，「判断不了的」怎么处理？答案必须是「跳过并列出来」，不是「猜一个」。然后要带 DRY_RUN 的脚本，在练习场跑，看清单。
坑：这一件事是七件里唯一会动你文件的，所以规矩最多。全套在用 Python 处理一次真实的小事和权限边界。
知道即可
七件事的共同点：材料给原件，形式说清楚，数字自己查，动文件先预演。AI 换了，这四句不换。
挑七件里你这周真的要做的一件，按上面的交代写一遍，做完按「查」那一段查。记下它犯的错属于哪一类，下次交代时先堵住。