邮件、日历与会议
邮件是留痕的地方，日历是期限的地方，会议是产生决定的地方。三样东西的规矩都不多，但每一条都是有人踩过的坑。
Email is where things are on record. Calendar is where deadlines live. Meetings are where decisions are made, and minutes are what makes them real.El correo es donde las cosas quedan registradas. El calendario es donde viven los plazos. Las reuniones son donde se toman decisiones, y las actas son lo que las hace reales.
一封正常邮件的结构
Section titled “一封正常邮件的结构”必须掌握
主题： 说事情，不说「文件」「回复」。 例：A 公司保密协议 v03 我方回复 · 请 9 月 10 日前确认第一句： 这封信要对方做什么。正文： 三段以内。多的放附件或链接。结尾： 下一步谁做什么，什么时候。落款： 名字、单位、电话。为什么这样做：对方一天收几十封，看主题决定开不开，看第一句决定现在处理还是以后。主题写「文件」的信，最后都在「以后」里。
回复、回复全部、转发
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你什么时候会遇到这个问题：你想只回给发信人，结果二十个人都收到了；或者你转发时把上一轮的内部讨论一起转给了对方。
最简单可靠的做法：
- 回复：只回给发信人。
- 回复全部：回给所有收件人和抄送人。按之前看一眼收件人栏，里面有没有不该看到的人。
- 转发：把整封信含历史一起转出去。转给外部之前，把下面的历史删干净，或者新写一封。
规则：往外部发的邮件，收件人栏指着念一遍。这是指差确认最常用的场合。
必须掌握
- 抄送：让这些人知道，不要求他们回。他们能看到彼此。
- 密送：收件人看不到密送栏里有谁。群发给互不认识的外部人员，全部放密送，收件人栏填自己。
- 把领导抄送上不是「汇报」，是让所有人知道你抄送了领导。想清楚再抄。
自动补全会补错人
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打两个字，邮箱自动补出一个地址。同姓的、名字像的、同一家公司不同的人，补错的概率很高。补出来之后看全名和地址，不看头像。发给外部的，看一遍域名是不是对方公司的。这是交付清单里的第一条。
知道即可
正文说了「见附件」，附件真的在。附件是检查过的定稿，不是工作稿。大文件走链接。全部规则在文件怎么发给别人。
日历邀请和时区
Section titled “日历邀请和时区”知道即可
- 收到会议邀请，点「接受」，它自动进日历，改时间会跟着改。不要自己手动建一个。
- 发邀请写清楚：议程、要对方准备什么、线上链接。
- 跨时区的会议，日历按你当前时区显示。出差时看到时间变了，是日历在帮你换算，不是错了。发邀请时写上时区，比如「北京时间 15:00」。
- 期限类的事情不进邮件，进日历，提前两次提醒。做法在期限、清单与周期性事务。
会议前、会议中、会议后
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- 前：一句话议程发给所有人。没有议程的会，取消。
- 中：只记三样，决定了什么、谁去做、什么时候。讨论过程不记。
- 后：二十四小时内发纪要。晚了大家记的就不一样了。
纪要只记四样
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会议： 2026-09-03 与 A 公司第二轮谈判参加： 我方 XX、XX；对方 XX决定： 1. 保密期限改为三年（双方同意） 2. 违约金条款保留我方版本（对方保留意见）行动项： 1. 我方 9 月 5 日前发 v03 负责：小王 2. 对方 9 月 10 日前确认 负责：对方 XX未谈拢： 管辖法院为什么这样做：纪要是以后争议时唯一的记录。记「讨论过」没有用，记「决定了」才有用。「对方保留意见」要写，不写以后变成「当时你们同意了」。
让 AI 从录音整理纪要的做法和坑，在 AI 怎样帮助日常办公。它爱把讨论写成决定，发之前每一条决定指着念。
翻出你最近发的一封邮件，看主题能不能让人不打开就知道是什么事、要做什么。不能的话，重写一个主题，下次用。