备忘录、提醒事项与日历

复杂的「第二大脑」我不推荐，换五种笔记软件也不推荐。苹果自带的备忘录（Notes）、提醒事项（Reminders）、日历（Calendar），三样东西各管一块，我用下来够用很多年。

Calendar for when, Reminders for what, Notes for later.El calendario para el cuándo, los recordatorios para el qué, las notas para el después.

先问是哪一种，再决定放哪里

三样东西怎么分工

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：想到一件事，不知道该记在哪。

最简单可靠的做法，一条规则：

• 要在某个时间发生：放日历。开会、约医生、航班、到期日。
• 需要我去做完：放提醒事项。买东西、回邮件、交材料。
• 以后可能要查：放备忘录。会议记录、想法、收到的信息、做事的步骤。
• 是正式成果：存成文件，放进文件夹。合同、报告、表格。
• 只是暂时复制的：不存。用完就扔。

为什么这样做：混在一起的结果是，备忘录里有二十条「记得做」但你从来不看，日历里有一堆没有时间的「待办」，提醒事项里有一篇长文。三样东西的价值分别是：日历会按时间排列，提醒事项会催你，备忘录能搜。放错地方，这些价值就没了。

备忘录只要五个文件夹

必须掌握

备忘录
├── 00_收件箱      想到什么先扔这里
├── 01_近期        这几周要反复看的
├── 02_长期        做事的步骤、账户的说明、常查的信息
├── 03_生活        菜谱、旅行、想读的书
└── 99_归档        过时了，但可能有用

和文件夹是同一套编号，同一套习惯。

为什么不一开始就建二十个文件夹：你会在「这条该放哪」上浪费时间，然后开始什么都往收件箱扔，二十个文件夹变成摆设。先用五个，用满一年觉得不够再加。

每周整理一次

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：收件箱里堆了六十条，你已经不敢打开它。

最简单可靠的做法：每周固定一个时间，十五分钟，把收件箱清空。每一条只有四种去向：

1. 其实是件要做的事：转成提醒事项，删掉备忘录。
2. 其实是个时间：写进日历，删掉备忘录。
3. 有长期价值：改个清楚的标题，移到 02_长期 或 03_生活。
4. 没用了：删。

清空是目标。做不到清空，说明记进去的东西太多，下周记之前多想一秒。

标题怎么写

知道即可

备忘录的第一行就是标题。写得让三个月后的自己一眼看懂：

• 不写「记录」「笔记」「重要」，写「换护照需要带的材料」「家里 Wi-Fi 重启步骤」。
• 会议记录写「2026-09-01 产品周会」，日期在前。
• 谈判纪要写「2026-09-01_A公司_第二轮谈判」，记的是双方各让了什么、还剩什么没谈，不是逐字记录。
• 一条备忘录只讲一件事。一件事写不完，分两条。

搜索靠的是标题和正文里的词。你以后会怎么搜，标题就怎么写。

值得用的几个功能

知道即可

• 置顶：正在做的事置顶一两条。超过三条置顶等于没置顶。
• 清单：打勾的那种。打包清单、购物清单用它，比提醒事项轻。
• 表格：简单的对比、几行几列的信息。超过十行就该用 Excel 了。
• 扫描文稿：iPhone 备忘录里点相机图标，选「扫描文稿」。它会自动找边、拉直、去阴影。收据、合同、白板都用它扫，不要直接拍照。
• 锁定：右键备忘录，选「锁定」。用设备密码或面容 ID 打开。放中等敏感的东西，见下一节。
• 链接：输入 >> 可以链到另一条备忘录。「换护照材料」里链到「证件照规格」。
• 快速备忘录：Mac 上把鼠标移到屏幕右下角，或者按 Fn + Q，随时弹一条记录。

标签什么时候有用

以后再学

在备忘录里输入 #出差，它就成了标签，可以跨文件夹搜。标签适合「一条备忘录属于好几个主题」的情况。头一年不用碰它，文件夹够用。

不放进备忘录的东西

必须掌握

• 密码、恢复代码（recovery codes）、订阅链接：进「密码」应用（Passwords）。锁定的备忘录也不放，因为你会忍不住在没锁的备忘录里也复制一份。
• 身份证正反面、银行卡照片：要放的话，只放锁定的备忘录，并且用完就删。给别人发证件照片时，用备忘录的标记功能加上「仅用于某某用途」的水印。
• 别人的隐私：聊天记录截图、别人的证件。
• 公司的敏感资料：备忘录跟着你的 Apple ID 走，离职后还在你手上，这是麻烦。
• 客户资料、案件材料：同上。备忘录不受单位管理，保密义务管不到它，所以它不能装这些。

备忘录的两个弱点，要知道

知道即可

1. 导出很差。 备忘录没有好用的批量导出。几年积累的内容，想整体搬到别的软件很麻烦。所以正式成果不留在备忘录里，写完存成文件。备忘录是草稿本和查询本，不是档案馆。
2. 它是同步，不是备份。 你在手机上误删一条，Mac 上几秒后也没了。「最近删除」文件夹能保留 30 天。真正重要的内容，另外存文件，让时间机器（Time Machine）备份它。

把 AI 对话变成真正能复用的知识

知道即可

AI 的聊天记录不是资料库。你不会回去翻它，也搜不到。

和 AI 聊完一件有用的事，做一步：让它把结论整理成一段「以后照着做」的步骤，你自己看一遍是不是对的，然后贴进备忘录，标题写清楚。比如「让 Excel 日期不变成数字的办法」。三个月后你搜的是这个标题，不是那段对话。

AI 注意

贴进来的内容你要真的看过。AI 整理的步骤可能有一步是错的，存进备忘录之后它会变成「你的知识」，你不会再怀疑它。

提醒事项怎么用

知道即可

• 只建两三个列表：「工作」「生活」，最多加一个「购物」。
• 每条提醒事项写成动作：「给小王回邮件」，不写「小王」。
• 有截止时间的设时间。没有的，不要设一个假时间，否则你会习惯性忽略提醒。
• 用 Siri 加提醒最快：「提醒我明天早上九点交材料」。
• 每周整理备忘录收件箱的时候，顺便把提醒事项里做完的、不做了的清掉。

日历怎么用

知道即可

• 只放「在某个时间会发生的事」。
• 收到邮件里的会议邀请，点「接受」，它会自动进日历。
• 跨时区的会议，日历会按你当前所在时区显示。出差时看到时间变了，不是日历错了。
• 到期类的事情，比如梯子续费、证件到期，建成每年重复的事件，提前一周提醒。
• 「要在某个时间发生」里最重的一类是期限（deadline）：上诉期、举证期限、诉讼时效（limitation period）、合同里的通知期。这类日期进日历时设两次提醒，提前一周一次，提前一天一次。错过期限没有补救，日历是唯一防线。

练习

在备忘录里建好那五个文件夹，然后把现有的所有备忘录全部移进 00_收件箱。不整理，只移动。这周末做第一次十五分钟整理。