交付之前检查一遍
发出去就收不回来，所以东西离手之前过一遍这页。它不长，做熟了两分钟。法律工作里这是用得最多的一页。
Sent is sent. Two minutes before, not two days after.Lo enviado, enviado está. Dos minutos antes, no dos días después.
先问：这东西会去哪
Section titled “先问：这东西会去哪”必须掌握
给自己、给同事、给客户、给对方当事人、给法院，检查的深度不一样。给自己扫一眼；给同事看版本；给客户和对方全查；给法院全查加页码加装订顺序。想清楚这一步，下面的清单会自动变长或变短。
必须掌握
- 文件名有日期、内容、版本、状态，比如
2026-09-03_A公司_保密协议_定稿.pdf。 - 打开看内容，不看文件名。翻到最后一页。
- 是这一版吗？和对方上次发回的版本号接得上吗？
必须掌握
- 接受所有修订。
- 删除所有批注。
- 显示切到「无标记」，从头翻一遍。
- 文档属性里的作者、备注没有内部信息。
- 对方只看不改的，转 PDF。
顺序在 Word 一章。
必须掌握
- 右键工作表标签，没有「取消隐藏」可点。
- 没有隐藏的行和列。
- 没有批注。
- 公式没有引用你电脑上的其他文件。有的话，对方打开会弹链接警告，看到的是你电脑上算出来的旧值。
- 只给一张表的，把那张表复制到新文件再发，或者转 PDF。
必须掌握
- 页数对，页码在，没有一页只剩一行。
- 方向对，没有横过来的扫描页。
- 涂黑的地方用光标选一下，选不出字。
- 证件复印件加了用途水印。
- 给法院的，页码和目录对得上。
做法在 PDF 一章。
必须掌握
- 权限是查看、评论还是编辑，给的是最低够用的那个。
- 范围是指定的人，不是「任何有链接的人」。客户资料、案件材料，只给指定的人。
- 自己开一个无痕窗口点一次链接，确认打开的效果和你想的一样。
规则在文件怎么发给别人。
必须掌握
- 收件人对。自动补全最容易补错，尤其同姓的两个人。
- 抄送、密送对。群发外部的人用密送。
- 主题说清事情，不是「文件」「回复」。
- 正文里说了「见附件」的，附件真的在。
- 附件是上面检查过的那一份，不是工作稿。
最后：指着念一遍
Section titled “最后：指着念一遍”必须掌握
按发送之前，手指指着屏幕，念出来：收件人是谁，附件叫什么名字，版本是哪一版。念完再按。这是指差确认里最常用的一下，铁路用它把错误率降到六分之一，你用它避免把带批注的合同发给对方。
知道即可
发出去的那一版另存一份，文件名加 已发_日期，放进项目文件夹。以后任何一方说「你上次发的那版」，你拿得出来。
把这一页复制进备忘录，置顶。下次发任何文件之前打开它，逐条打勾。做三次之后你不需要它了，但先做三次。