PDF、扫描件与电子签名

PDF 是「定稿」的格式：版式不会变，对方改不了，打印出来和屏幕上一样。合同、证件、给法院的材料，最后都会变成 PDF。这一页讲怎么把东西变成 PDF，以及变成之后怎么处理它，全部用 Mac 自带的工具。

A PDF is a finished page. Make it once, then merge, sign, watermark, or redact it. Never send it to a website you do not know.Un PDF es una página terminada. Créalo una vez y luego únelo, fírmalo, ponle marca de agua o tacha lo sensible. Nunca lo subas a una web que no conozcas.

三条路进来，在预览里处理，然后才发出去

PDF 适合什么

必须掌握

适合：定稿、签署、打印、存档、给法院、给对方当事人。不适合：还要改的东西。要改回源文件改，改完再导出一次。

Word、Excel 用「文件」，「另存为」，格式选 PDF。网页、备忘录用「文件」，「打印」，左下角「PDF」。

扫描不是拍照

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：对方要合同扫描件，你拍了张照片发过去，歪的、暗的、有你手指的。

最简单可靠的做法：用 iPhone 的扫描功能，不用相机。

备忘录里点相机图标，「扫描文稿」；或者「文件」应用右上角，「扫描文稿」。
它会自动找边、拉直、去阴影。默认是彩色，右上角能切成黑白。多页连着扫，出来是一个 PDF。
扫完在 Mac 的备忘录或「文件」里就能拿到。

证件、合同、票据、白板，都这样扫。拍照得到的是一张照片，扫描得到的是一份文档，差别在能不能打印、能不能搜索、能不能做下面的事。

OCR：扫描件里的字能不能选

知道即可

扫描件本质是图片。OCR（文字识别）把图片里的字变成能选、能搜、能复制的文字。iPhone 扫描的 PDF，在 Mac 的预览（Preview）里打开就能直接选字。这靠的是预览的「实况文本」（Live Text），文件本身不一定带文字层，换别的应用打开未必能选。老扫描件也一样，在预览里能用实况文本选字。

卷宗都扫成能搜索的 PDF，以后找一句话用 ⌘ + F，不用翻。

合并、拆分、压缩

必须掌握

全部在预览里做，不装软件：

合并：打开第一个 PDF，「显示」，「缩略图」。把另一个 PDF 从访达拖进缩略图侧栏想要的位置。存储。
拆分：在缩略图里选中要拆出的页，拖到桌面，就是一个新 PDF。或者删掉不要的页，「另存为」。
调顺序：缩略图里拖。
压缩：「文件」，「导出」，「Quartz 滤镜」选「Reduce File Size」。扫描件能小到十分之一，文字会糊一点，发之前看一眼。
页码：PDF 自己加不了页码，回源文件加了再导出。扫描件要页码的，把它插进 Word 或 Pages，加了页码再存成 PDF。

给别人证件复印件，先加水印

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：办业务要身份证复印件，你发了一张干净的，这张图以后能被拿去办任何事。

最简单可靠的做法：在证件图片上斜着写一行字，压在证件内容上：

仅供 XX 银行办理开户使用，他用无效  2026-09-03

Mac 上用预览的标注工具，iPhone 上用照片的标记。字要压住证件的关键区域，不要写在空白处，不然裁掉就没了。

电子签名

必须掌握

预览能签名：「工具」，「标注」，「签名」，用触控板签一次，以后每次点一下就贴上。也可以把手写签名扫成图片贴上去。

技术上，这两种和贴一张签名图片是同一类东西：一张图。它们在什么情况下有效力，取决于合同约定和法律规定，那是你的专业，这本手册只管操作。需要更强证明的场合，用有身份核验和时间戳的电子签名服务，或者纸面签署后扫描。

涂黑要真涂黑

必须掌握

你什么时候会遇到这个问题：给对方的材料里有客户信息，你用黑色方框盖住，发出去了。对方把方框删掉，或者直接选中复制，字还在。

最简单可靠的做法：

用预览的编校工具：「工具」菜单里的「编校」（旧版本叫「密文」）。它会真的删掉下面的内容，不只是盖住。关闭文稿后就改不回来了。
老版本没有这个工具的：打印出来用笔涂，再扫描。或者把那一页导出成图片再合回去。
涂完后自己试：用光标选一下涂黑的地方，能选出字，就没涂干净。

PDF 里的文字能不能改

知道即可

预览能加批注、高亮、填表单、贴签名，不能改正文。要改正文，回源文件改。收到别人发来的 PDF 想改，让对方发源文件，或者转成 Word 再改，转出来的格式会有损失。

敏感文件不上传陌生转换网站

必须掌握

搜「PDF 转 Word」出来一堆网站，把文件传上去几秒钟就转好了。文件传上去就在别人的服务器上了，你不知道它会留多久、谁能看。合同、证件、案件材料，一律不传。Mac 自带的预览、备忘录、Word 能做上面所有事。

练习

用 iPhone 扫一份证件，在上面加一行用途水印，导出 PDF，在 Mac 的预览里打开，试着选一下水印下面的字。然后用「编校」把证件号涂掉，再试一次能不能选出来。